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共青团西南政法大学委员会办公室管理细则

第一章总  则

第一条  为了维护校团委各部门工作的正常秩序,营造和谐、高效、统一的工作风气,强化办公室管理,维护校团委优良形象,结合校团委工作特点,制定本细则。

第二条  本细则所指办公室管理包括财务管理,印章、证明材料、介绍信管理,公文、文档管理,固定资产管理,例会管理。

第三条  本细则适用于校团委所有人员。

第二章  财务管理

第四条  共青团西南政法大学委员会财务工作由书记总负责,办公室主任具体负责。

第五条  经费使用

团委经费开支主要是以学生活动经费为主,经费使用须以节俭为原则,坚决杜绝一切不合理的开支。

第六条  管理细则

(一)经费使用管理:

1.各类活动的支出必须先作经费预算,实际开支不得超出预算开支的20%。

2.对于一些数额较大的开支需要预支经费的,可由相关负责人填写借款单,由团委书记审核签字(金额超过3000元需请分管校领导签字,金额超过50000元需请校长签字)到财务处办理借款,在活动结束后尽快清理账目。

3.任何开支原则上必须开具正规发票,并如实反映开票日期、物品名称、数量、金额及开票单位印章,金额大小写务必一致。具体负责人及经手人需在票据后面签字并写明具体事由。

4.所有项目报帐前,必须向办公室主任报备相关活动的档案资料及具体费用,便于留底清查。

第三章  印章管理

第七条  印章的刻制

(一)校团委、校研究生会、校学生会、校学生社团联合会、校青年志愿者协会的印章以及团员证钢印由学校统一刻制。

(二)印章以旧换新,且印名、规格不变的,其审批程序按相关规定办理。申请刻制此类印章时,旧印模应加盖于申请报告上,以作有关部门准刻新印章的依据。

(三)印章下落不明,要立即追查并采取有效措施防止不良后果发生。有关情况要书面报告主管部门,依照规定重新刻制同名新印章,应在字体排列或规格上明显区别于原印章。

(四)任何个人不得擅自刻制或销毁印章,不得擅自留存或续用废止印章。

第八条  印章的保管

(一)校团委印章由团委办公室主任负责保管;校研究生会、校学生会、校学生社团联合会、校志愿者协会的印章统一由各组织负责保管。

(二)使用校团委印章,需请校团委具体负责人签字,并经校团委书记批准同意,在校团委用章登记表上登记。对空白稿纸、空白证书、空白团员证和介绍信一律不得盖章。

(三)印章应及时清洗、勤添印油,盖印章要做到位置恰当,齐年盖月,字体端正,图形清晰;要做到印章与落款的名称一致,属“代章”性质的,应注明“代章”二字;要注意检查是否书写清晰,没有涂改;需要在附有照片的材料上加盖钢印时,要做到照片为近期正面免冠人像,且不得有使用过的痕迹,钢印要压正、清楚,钢印上沿以人像下巴为宜。

第九条  印章的使用范围

(一)校团委印章用于以校团委名义制发的各类公文、出具的各类证明和报送材料。

(二)团员证钢印只在以西南政法大学名义颁发的团员证上使用。

(三)校研究生会、校学生会、校学生社团联合会、校青年志愿者协会的印章用于以校研究生会、学生会、学生社团联合会、校青年志愿者协会名义制发的各类公文、出具的各类证明及报送、报批的材料。

第十条  印章使用的审批

(一)以校团委名义印发的公文用印,须有校团委书记签字的拟文稿。

(二)各类合同、协议书、学生证明、申报材料、统计报表、职称(务)申(审)报表、公函等重要文本用印,须经校团委书记审核批准,方可用印。

(三)使用团组织关系接转章和团员证钢印,由校团委组织部审核批准。

第十一条  凡加盖印章的,必须严格履行登记手续,检查证件,核查文稿份数。不符合用印手续和规定者,均不得加盖印章。

印章一般不借出使用,特殊情况下需借出的,应经校团委领导批准后,并派专人负责监印,确保印章安全。

第十二条 介绍信的管理

(一)本细则所指介绍信为:存根介绍、信笺介绍、证明信(材料)。

(二)介绍信一般由校团委办公室主任负责保存。

(三)介绍信开具要严格履行审批手续。一般事宜由相关负责人签字后报校团委书记审批。

(四)严禁开出空白介绍信。

第十三条  未按本办法要求使用印信、保管印信,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,由校团委对责任者进行批评教育或移交学校相关部门进行行政处分,直至追究法律责任。

第四章  公文文档管理

第十四条  公文处理应当坚持规范、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。各办公室负责人应予以高度重视,加强对公文处理工作的管理。

第十五条  公文处理流程

(一)来文的处理流程。上级机关及校内外其他单位转来的公文应先交由专人负责登记备案,根据具体事宜转交相关主管领导。办公室要在公文登记册上做好记录,包括接收日期、内容摘要、接收人等,并转交主办人,需要回复的公文,将处理结果与公文原件一起交办公室登记后转出。

(二)报文的处理流程。需上报校领导或发往外单位的公文,先由主管书记签批,登记后交专人负责,公文后登记后由办公室上报公文到学校相应部门。

第十六条  公文承办时限

上级机关及校内外其他单位转来的一般性公文,主办人应在三个工作日内做出答复;较复杂的公文,一般应在一周内结项,未按期处理完的公文要向报文单位做出说明。对逾期未处理完的公文,办公室应采取口头或书面形式加以催办。主办人在公文处理完毕后在登记册上注明处理结果。第十七条  公文处理中应注意的问题

(一)公文处理过程中要坚持重大事项报告的原则,重大问题须经校团委书记批示。

(二)各办公室在公文处理中遇有涉及其他部门职权范围的事项,应主动与有关部门协商,如有分歧,相关负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可报校团委书记裁定。

(三)公文传递过程中严格履行签收手续。

(四)签发公文应使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔,不得使用圆珠笔和铅笔。

(五)公文处理完毕后,应及时整理、归档,归档范围内的公文要定期移交档案部门。

第十八条   团委文档管理工作须坚决维护文档的真实性和完整性,实行统一管理、规范保存的办法。

第十九条  本细则所指文档为:工作计划、工作总结和重大活动方案;请示报告,经验材料和上级下发的各种文件;会议记录、工作纪要和工作活动大事记;对外校交流活动的资料;各种简报、期刊及其底稿;有关人事考核、奖惩、任免资料;校内外各相关单位的通讯方式;工作人员名单及人员调动情况;其他有保存价值的各种资料(视情况而定);与各院系分团委的交流资料;校研究生会、校学生会、校学生社团联合会、校青年志愿者协会的相关文件。

第二十条  本细则所指文件为以下类型:上级转发的文件材料、校党委红头文件及学习材料、校团委红头文件、内部编写的各类重要文字材料(包括各项制度、学习材料、活动方案以及工作总结等)、来往信函、其他文字材料。

第二十一条  归档管理要求

(一)所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资料。

(二)归档材料必须用蓝色或黑色钢笔或圆珠笔书写,文字清晰,对于确实不能使用原件者,应使用复印件归档。

(三)归档材料必须完整、真实,个人文字材料必须有本人签字,凡材料须经相关部门盖章的,必须加盖公章。

(四)上交归档材料时,负责人或部门应标明编号,并注明交接人或单位及交接时间。

(五)书面材料以A4型纸为统一规格,除书面材料外应备份电子文档、电子文件,统一存入各部门的子目录里;照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等,与书面材料分开存放。

(六)如归档材料不符合要求,负责人或部门有权退回,并交原部门重新整理。

第五章  固定资产管理

第二十二条  加强校团委办公室固定资产及办公用品的管理,控制用品规格及节约经费开支,所有办公设备、设施及用品实行统一限量规范购买。

第二十三条  根据办公用品库存情况及以往消耗水平,确定购买数量,进行定期购买。既要保证正常储备,又要防止积压。办公用品库存不多或有特殊需求的情况下,按照成本最小原则,报学校采购部门批准后可单独购买。

第二十四条  购置管理

(一)购置财产根据批准的年度预算执行,年初无预算而临时急需的财产,应作追加预算报学校审批后方可购买。

(二)属专控商品必须办理控办审批手续后方可购置。

(三)办公室负责财产购置工作,购置固定资产原则上应有两人以上,购买时要货比三家,保证质量。

(四)购置财产必须由保管人员验收,并根据发票填写“入库单”一式二联,第一联由保管员留存入账,第二联及发票送会计报销登账

第二十五条  办公用品购置后由专人进行分类存放,填写物品清单,并进行定期整理,妥善保管。

第二十六条  分类管理

(一)固定资产:凡设备单价在800元以上的为固定资产。对单价虽不足500元,但使用年限在一年以上的大批同类财产,应按固定资产管理。对不购置、自制、接受捐赠和调拨的财产,凡符合上述条件的应列为固定资产。

(二)低值易耗品:单价在固定资产起点以下、耐用时间在一年以上或单价在固定资产起点以上,耐用时间在一年以下的作为低值易耗品管理。

第二十七条  各办公室根据需要领取办公用品。领取办公用品时需在《物品领取登记簿》上填写物品名称、数量、时间及领取人姓名,特殊物品领取写明用途。

第二十八条  按固定资产管理的办公用品报废时,要作好登记,并在学校固定资产管理部门办理手续。

第二十九条  使用原则

(一)全体工作人员要本着节约的原则使用办公用品,杜绝浪费现象。

(二)财产使用要爱护公共财产,对因管理不善或失职而造成的财产丢失和损坏,应负赔偿责任。

(三)年终,要进行盘点工作。对财物盈亏情况作相应记录,报领导审批后进行处理。

第三十条  所有财产均由办公室指定专人负责财产管理,任何人不得随意侵占、挪用公共财产

第六章  会议管理

第三十一条  共青团西南政法大学委员会全体委员会议(下称“全委会”)由共青团西南政法大学委员会常务委员会召集,共青团西南政法大学委员会全体委员参加。

全委会的主要内容是:审议批准校团委机关各学期工作计划及经费预算;研究、制定学校共青团工作的基本思路和工作任务;听取共青团西南政法大学委员会常务委员会年度工作报告;讨论、决定由委员会议决的重大事项;传达上级组织重要文件精神和工作部署等。

全委会一般一学期召开一次。

第三十二条  共青团西南政法大学委员会常务委员会会议(下称“常委会”)由书记召集,共青团西南政法大学委员会常务委员会全体委员参加。

常委会的主要内容是:研究、制定学期(或年度)学校共青团工作的计划;针对阶段性的重点工作提出实施意见;讨论、决定由常委会议决的重大事项;传达上级组织重要文件精神和工作部署等。

常委会一般两月召开一次。

第三十三条  校团委工作例会由书记主持,书记因故不能主持会议时,由书记委托一名副书记主持。

工作例会的主要内容是:研究、讨论、决定校团委整体工作的计划、安排和具体实施办法;贯彻落实校党委和上级团组织部署的各项工作任务,传达上级组织重要文件精神和工作部署;总结上一周各部门工作开展的情况;讨论和安排本周各部门的工作;研讨学校共青团工作,组织开展日常的政治理论学习等。

每次会议的议题由办公室根据工作安排,于周五拟定会议议程,报书记审定同意后通报会议成员。

第三十四条  工作例会召开的时间为每周一上午9:30,办公室应做好会议记录,必要时对工作例会议定的事项形成会议纪要。

工作例会应坚持民主集中制原则,充分发扬民主,按照少数服从多数的原则,必要时通过举手表决。对于只需在书记办公会上通报而不需要表决的事项,只要没有异议,由主持人宣布认可。

工作例会形成的决议、决定以及对有关工作作出的安排等,校团委具体人员必须认真执行和服从。

第三十五条  团委例会会议纪律

(一)与会人员应按时出席。确因特殊情况不能出席会议的,应提前向会议主持人团委书记请假并征得同意。

(二)与会人员应根据会议议题提前做好准备工作,集中精力,提高效率,保证会议质量。

(三)与会人员在参与讨论有关事项时,要发扬民主,围绕议题充分发表意见。对会议形成的决定,必须认真执行。

(四)加强组织纪律,严格保密制度。

第七章  附则

第三十六条  本细则自公布之日起生效。

第三十七条  本规章解释权归校团委。

共青团西南政法大学委员会

二O一四年十一月二十八日

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